เทคนิคจัดระเบียบเอกสารอย่างมือโปร งานเสร็จเร็วขึ้น ด้วยแฟ้มเก็บเอกสาร

       เวลาหาเอกสารทีไร กลับหาไม่เจอทุกที เสียเวลาในการหาเอกสารทุกครั้ง เพราะว่าลืมไม่รู้ไปเก็บเอาไว้ที่ไหน เรื่องนี้จะไม่เป็นปัญหาอีกต่อไปค่ะ เมื่อเรารู้วิธีการจัดการเอกสารที่ถูกต้องและเป็นระเบียบ 

ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสาร

     1. เตรียมอุปกรณ์ และสถานที่ให้พร้อม

ตู้จัดเก็บ ปากกา กล่องกระดาษ ตู้หรือห้องเก็บเอกสาร และที่สำคัญมากคือ แฟ้มเก็บเอกสาร แฟ้มมีหลายประเภท ต้องเลือกให้ตรงกับการใช้งานที่สุด 

แฟ้มแบบไหน เหมาะกับการใช้งานอะไร

เลือกซื้อแฟ้มเก็บเอกสารคลิกที่นี่ 

     2. คัดแยกเอกสาร

แยกเอกสารออกทั้งหมด 2 ประเภทใหญ่ๆ

          1. เอกสารที่ต้องจัดเก็บได้แก่ เอกสารสำคัญที่มีผลทางกฎหมาย หรือผลประโยชน์ของกิจการ เช่น ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ใบกรรมธรรม์ประกันภัย โฉนด ใบสัญญาต่างๆ เอกสารเกี่ยวกับการดำเนินการ เช่น ใบวางบิล ใบเสร็จ ใบเสนอราคา ใบส่งของ ใบกำกับภาษี บัญชีรายรับ-รายจ่าย

               2. เอกสารที่ไม่ต้องจัดเก็บคือ เอกสารที่ไม่มีความจำเป็น หรือหมดอายุการใช้งานแล้ว ไม่มีกฎหมายบังคับให้ต้องเก็บ เช่น  ใบประกาศต่างๆ สถิติข้อมูลเก่าที่ไม่จำเป็น สำเนาเอกสาร 

         โดยทั้ง2ประเภทให้นำมาจัดลงแยกกล่อง เป็น2กล่อง เพื่อการง่ายต่อการคัดแยกในลำดับต่อไป

      3.  แยกเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ย่อย

         เริ่มจากการจัดการกล่องใบแรก เอกสารที่ต้องจัดเก็บ โดยให้แยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บเป็น2ประเภท คือ เอกสารที่อยู่ระหว่างการปฏิบัติงาน เช่น ใบรายการที่ต้องส่งลูกค้า ใบเสร็จที่ยังไม่ได้ชำระ ใบเสนอราคา ฯลฯ และเอกสารที่เสร็จสิ้นแล้ว เช่น เอกสารที่ผ่านการดำเนินการแล้ว เอกสารสำคัญทางกฎหมายต่างๆ 

       เมื่อแยกเอกสารดังกล่าวแล้วก็เริ่มจัดหมวดหมู่ของเอกสาร เช่น หมวดการจัดการ หมวดการเงิน ฯลฯ และแต่ละหมวดจะต้องนำเอกสารเหล่านั้นมาจัดเรียงตามวันที่ หรือตามลำดับตัวอักษร เพื่อให้หาได้ง่ายขึ้นเมื่อต้องใช้

     4. จัดเข้าแฟ้ม

        เมื่อแยกเอกสารเสร็จเรียบร้อย ต่อมาก็นำเอกสารเหล่านั้นใส่แฟ้ม ควรเลือกแฟ้มให้ถูกประเภทว่าแฟ้มชนิดนี้เหมาะกับใส่เอกสารแบบใด แฟ้มไหนใส่เอกสารหมวดอะไร ไม่ปะปนกัน ทั้งนี้ในแฟ้ม1อัน ก็ไม่ควรใส่เอกสารมากเกินไป เพราะนอกจากจะหาเอกสารยากแล้ว ยังจัดเก็บยากอีกด้วย ทริคอีกอย่างคือการแยกหมวดหมู่ด้วยแฟ้มสีต่างๆ หรือใช้กระดาษสีในการติดคั่นเพื่อแยกหมวดหมู่ได้อีกด้วย เลือกซื้อแฟ้มหลากหลายสีสันคลิกที่นี่ 

     5. เก็บเข้าที่

     ควรเก็บเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ เอาไว้ล่างสุด หรือในสุดของตู้ และเก็บเอกสารที่ต้องหยิบใช้บ่อยๆ ไว้ในระดับสายตา หรือที่หยิบได้ง่าย ส่วนเอกสารสำคัญ และข้อมูลความลับต่างๆ ควรจัดเก็บในที่เฉพาะที่มีการป้องกัน เช่น ตู้นิรภัย ลิ้นชักที่สามารถล็อคได้ เลือกซื้อตู้เก็บเอกสาร ตู้นิรภัยคลิกที่นี่ 

     6. จัดการกับเอกสารที่ไม่ใช้แล้ว

     สำหรับเอกสารทั่วไปที่หน้าหลังว่างก็สามารถเอากลับมาใช้อีกครั้งได้ แต่ถ้าหากกระดาษนั้นใช้ไม่ได้แล้ว เช่น ฉีกขาด หรือมีการพิมพ์ทั้งสองหน้า ก็สามารถทิ้ง หรือชั่งกิโลขายได้ ในกรณีที่เป็นเอกสารลับ ไม่สามารถให้รู้ได้ อาจต้องทำลายเอกสาร เลือกซื้อเครื่องทำลายเอกสารคลิกที่นี่ 

        การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบนั้นนอกจากจะทำให้การค้นหาของสะดวกขึ้นแล้ว ยังช่วยทำให้ สภาพแวดล้อมในที่ทำงานดีขึ้น มองไปทางไหนก็ไม่เจอแต่ตั้งกระดาษรกหูรกตาเหมือนแต่ก่อน แถมยังเพิ่มพื้นที่ การใช้งานแทนที่จะเอาไว้กองเอกสารอีกด้วย ทั้งนี้แม้จะมีการจัดการที่เป็นระบบแล้ว แต่สิ่งที่ควรคำนึงถึงอีกอย่างหนึ่งคือ ไม่ควรเพิ่มจำนวนเอกสารโดยไม่จำเป็น โดยอาจจะจัดเก็บไว้เป็นไฟล์ในคอมพิวเตอร์แทนค่ะ